ЗОЛОТЫЕ ПРАВИЛА ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ


фотография

Еще Альберт Эйнштейн подметил, что людям нравится рубить дрова потому, при этом  за действием сразу следует результат. Именно из-за отдаленности результата во времени людям свойственно медлить с выполнением крупных и непростых заданий.

     Важным пунктом в системе планирования является контроль за рациональным использованием рабочего времени. Это дает Вам возможность выявлять резервы для дальнейшего совершенствования своей работы.

     В процессе индивидуального планирования и управления своей деятельностью Вы лучше узнаете свою работу, ресурсы и возможности сотрудничества; получите обоснованные данные о своих правах, ограничениях и об использовании рабочего времени. В результате Вы познаете саму себя, что позволяет не просто работать, а достичь высоких результатов. Предлагаем сформулированные нами десять «золотых» правил, выполнение которых поможет вам добиться лучшей организации Вашей работы и успешного планирования времени.

1. Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать выполнение крупных или сходных по характеру заданий. Тому, кто постоянно прерывает свою работу или кому мешают посторонние, для выполнения задания нужно значительно больше времени, чем сосредоточившемуся исключительно на выполнении работы такого же объема. Перерывы требуют дополнительных затрат времени и усилий для очередного «разбега» и «погружения» в работу. Если объединить выполнение нескольких небольших по объему, но сходных по характеру работ (например, телефонные разговоры, ответы на письма корреспондентов, обсуждение служебных вопросов) в рабочие блоки, то экономия времени будет налицо.

2. Намеренно устанавливайте неприемные часы и уединяйтесь. Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Недопустимо, чтобы двери вашего кабинета были открыты всегда и для всех. Кроме того, все равно невозможно устроить так, чтобы вас всегда могли застать по телефону, ведь время от времени приходится выезжать к клиентам, на переговоры и т.п. Значит, необходимо установить личные неприемные часы. Для этого следует переключить телефон на секретаря или воспользоваться автоответчиком. Только в этом случае в вашем рабочем расписании появится промежуток времени, когда вы сможете максимально сосредоточенно добиться наивысшей производительности труда и результативности. На поступившие в этот период телефонные звонки можно будет ответить позднее.

3. Устанавливайте регламент при проведении каждой встречи, а также  заранее определяйте время,  необходимое для выполнения заданий. Продолжительность работы обычно зависит от имеющегося в распоряжении времени. Многие деловые люди жалуются на слишком затяжные и мало результативные встречи. Обсуждать следует все, что необходимо, но не более часа. Этого времени вполне хватает для того, чтобы выслушать все точки зрения и принять основные решения. Порой деловые встречи превращаются в бесполезную «говорильню», и если их назначить на 10 часов утра, то они затянутся до обеда.  Назначьте встречу на 11 часов утра, и она непременно закончится к обеду, и даже с лучшим результатом. Итак, следует устанавливать временные рамки при проведении всех встреч. Время - деньги, и если последние считают, то научитесь учитывать и затраты времени (тоже имеющие свое денежное выражение).

4. Придерживайтесь приоритетов при выполнении всех видов работ. Никто не в состоянии справиться со всеми делами, которые необходимо или хотелось бы сделать. Часто проблемой является стремление сделать сразу слишком много дел. Однако в сутках лишь 24 часа.  Помните, что стресс возникает не от того, что мы сделали, а от того, что мы не успели сделать. Нас угнетает сознание того, что мы не успели закончить работу. Единственная возможность справиться с потоком заданий, деловых встреч, договоренностей - это четко и однозначно установить для них приоритеты, ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно важных дел. Благодаря этому можно наилучшим образом использовать каждый день, час и минуту. В первую очередь целесообразно браться за самое дело № 1.

5. Выполняйте действительно важные дела (Принцип Парето). Ни один деловой человек, дорожащий своим временем, не должен  делать все сам. Те задания, которых могли бы взять на себя другие, непременно должны выполнять именно они. Тому, у кого совсем нет подчиненных или сотрудники не обладают достаточной квалификацией, следует набрать подчиненных с соответствующей подготовкой или позаботиться об обучении уже имеющихся. Делегирование полномочий влечет за собой значительную экономию времени, поэтому выгоднее и дешевле пользоваться помощью соответствующих специалистов или агентства. Часто затраты на

привлечение агентств меньше, чем затраты на содержание своего сотрудника.

6. Крупные задания выполняйте небольшими частями (тактика «нарезания салями»). Из-за того, что результат  отдален по времени, людям свойственно увиливать» от крупных и непростых заданий или медлить с их выполнением (откладывать их «в долгий ящик»). Даже сильно проголодавшись, человек не в состоянии съесть сразу целого быка, он может каждый день съедать примерно два бифштекса. Цели и проекты также следует делить на небольшие порции и выполнять их в течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач.

7. Устанавливайте для самого себя сроки выполнения важных дел. В благих намерениях, как правило, недостатка нет, не хватает обычно времени, чтобы выполнить задуманное. Причина часто в незапланированных встречах, затянувшихся переговорах, непредвиденных обстоятельствах или отвлечении на  мелкие, повседневные дела.  Если же заранее, в начале месяца, в рабочем календаре зарезервировать определенные временные блоки для выполнения своих начинаний, и воспринимать их как заранее запланированные деловые встречи или совещания, да к тому же пометить их тем же цветным маркером, который вы используете для обозначения всех своих важных дел, то это психологически настроит вас на обязательность их выполнения. Когда Вы станете в дальнейшем заносить в календарь сроки новых встреч,  то невольно «споткнетесь» о свою прежнюю запись и будете вынуждены перенести намечаемое мероприятие на другой срок. Только так можно заставить себя непременно выделить в своем расписании

время для выполнения действительно важных для Вас дел.

8. Заранее согласовывайте свои встречи. Записи о планируемых личных важных делах, точно так же, как и записи о деловых встречах, нужно дополнить конкретными сведениями - цифрами, датами и фактами. Тогда сроки проведения различных мероприятий будут согласовываться с другими людьми.  «Договоренности с самим собой» следует непременно учитывать при планировании всех остальных дел.

9. Главные задачи выполняйте рано утром (ощущение успеха). «Утренний час дарит золотом нас». Кто не переживал такого: уже в начале рабочего дня все планы нарушаются из-за непредвиденных обстоятельств, незапланированных разговоров, телефонных звонков, что перечеркивает все самые хорошие задумки? Однако то, что выполнено заранее, перед всеми повседневными делами, создает ощущение истинного успеха; результат ранней работы никто уже не сможет у вас отнять или испортить. Секрет успеха многих предпринимателей заключается в том, что они еще ранним утром дома или на рабочем месте непосредственно перед началом рабочего дня успевают выполнить важное для них дело или, по крайне мере, начать его. Подобное решающее опережение в любом случае окупается.

10.Учитывайте колебания уровня работоспособности. Вы знаете, что производительность труда в течение рабочего дня меняется. Она то достигает пика, то резко снижается. Происходит это независимо от того «жаворонок» Вы или «сова». Поэтому следует планировать выполнение наиболее важных работ на периоды повышения работоспособности. В это время Вы полны сил и успеваете сделать значительно больше и с лучшим результатом, чем в период спада работоспособности. Работы рутинного характера, не важные, следует выполнять в послеобеденное время. Период спада работоспособности посвятите консультациям и телефонным звонкам. Самые важные дела выполняйте в начале рабочего времени. Именно в период наивысшей работоспособности целесообразно проводить встречи с клиентами, собеседования,  совещания.


по материалам профессора Лотара ЗАЙВЕРТА руководителя Института стратегии использования времени


Поиск

ВНИМАНИЕ! Акция!

Уважаемые Лидеры и Консультанты!

Мы сделали «Виртуальный кабинет» еще удобнее специально для Вас!

Оцените новые возможности сервиса по акции «Виртуальный кабинет».

Примите подарок – 2 недели обслуживания в «Виртуальном кабинете» БЕСПЛАТНО!

Чтобы воспользоваться подарком пришлите на электронный адрес vbunov@yandex.ru текст с названием акции «Виртуальный кабинет» и свой логин.

(Бонус начисляется один раз за период действия предложения)

О проекте "ДАМАлогия"

Коуч - сопровождение

Тренинг - погружение